ためになる知識

下の階から苦情が来た時のお詫びの言葉や対応は?不在時に書くべき手紙の文章例も紹介!

アパートやマンションといった集合住宅に住んでいると「騒音問題」が時としてついて回ります。

その中でも特にあるあると言えるのが

下の階に住んでいる人から「うるさい!」と苦情がくることではないでしょうか。

下の階からそう言われた場合、どんな風にお詫びすればいいのか、また手紙は書くべきなのかなど悩む所ですよね。

今回の記事では、その事について細かく解説していきます。

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 下の階から苦情が来た時のお詫びの言葉

ある日地域の回覧板で「うるさいと苦情がありました」という事もあれば、直接「うるさいんだけど」と苦情が入ることがありますよね。

お子さんがいる場合ですと「多少の騒音は...」と思いますし、お子さんがいない場合ですと「そんなにうるさくないはず」と考えがちかもしれません。

ただ、「苦情」というその名の通り、下の階の人は騒音の程度に関係なく、今現在
上の階(=あなた)の騒音に苦しんでいます。

そのため、「苦情がきたらまずはお詫び」は鉄則です。

ただ、お詫びの伝え方がわからない事や、相手が見えないからこその不安もありますよね。

まずは謝罪をしよう

まずはシンプルに、相手から言われた時は謝罪をしましょう。

そもそも苦情がどういったものなのかをシンプルに考えると

「相手が苦しんでいる、困っている」ということなのです。

そしてこれに「下の階の人からの騒音」をあてはめると

下の住人の方があなたの騒音が原因で苦しんだり、困っている

ということなので、ここはまず

「すみません」

「申し訳ありません」

が大原則です。

この言葉で始まらずにいると、下の階の人はあなたから謝罪があったとしても

「あの時一言もお詫びの言葉がなかった」

と感じるかもしれません。

その後騒音問題が解決したとしても、あなたにあまり良い印象はもたれないでしょう。

ですから、いかなるやむを得ない理由があったとしても

「すみません」「申し訳ありません」で始めてください。

この言葉で解決することもたくさんあります。

相手の事情を聴く

まずは相手に対し嫌な思いやストレスを与えてしまった、という事を謝罪しましょう。

そして、相手に対して

この日またはこの時間はダメという時はありますか?」と聞いてみましょう。

これは「すみません」や「申し訳ありません」のような直接的ではありませんが

「あなたからの苦情に対策・解決する考えがあります」

という気持ちを表します。

そのため「すみません」や「申し訳ありません」と合わせると

あなたからの苦情に対してのお詫びと今後対策をして、苦情とならないようにするあなたの意思表示

ができるんです。

下の階の方の生活リズムを全て合わせるのは無理ですが、ダメな時間帯を知っておくだけでもあなたとしては対策が見つけやすくなります。

そして下の階の人は

「上の階の人がこういう対策をしてくれている。自分の苦情にきちんと対応してくれいている」

と感じられます。

そうなると、こちらの努力が見られますので、さらなるトラブルとはなりにくくなります。

ただし、いきなりこれを伝えると「いきなりなんだ!」となりますので、必ず「すみません」、「申し訳ありません」の後に使うようにしましょう。

次に騒音が出そうな場合は事前に連絡する

普段のちょっとした騒音だとその日の予定で時間がマチマチですが、例えば

  • 午前中に工事業者が来る
  • 家で親子ランチ会をする
  • 夕方子供の友達が遊びに来る

といった「騒音となりそうな予定」がある場合は、前もって下の階の人に

「すみません。今日の午前中は工事で騒がしくなります」

「申し訳ありませんが、今日は〇〇時頃~〇〇時頃まで子供のお友達が来るのでお騒がせします」

と伝えておきましょう。

そうすると下の階の人は

「そういえば今日は工事が来るからうるさくなるって言っていたな」

「今日はお友達が来てるって言っていたから〇〇時頃まではにぎやかみたいだ」

と心づもりができます。

いきなりワイワイ、ドタドタといった音がすれば

「うるさい!あの時あんなに言ったのに!」

となりやすいです。

しかし前もって騒音と感じられる理由や、それがいつ頃までかというのが分かれば騒音での苦情とはなりにくい効果となるのが考えられます。

もしもそうした予定がある場合、言えるようであれば

「申し訳ありませんが...」と前もってお詫びを伝えておくといいでしょう。




下の階から苦情が来た時手紙は書くべき?

下の階の人から騒音の苦情を言われてしまった。

お詫びに行ったけど留守や時間帯が合わなくて直接お詫びが言えない。

そんなこともありますよね。

そんな時の選択肢としては

・お詫びの手紙を書く

・相手に直接会えるのを待つ

になりますが、手紙を書くまでもないのかな・・と思う事もありますよね。

実際はどうなのかも書いてみました。

不在の場合は手紙を書こう

下の階の人から「うるさい」、「音が下にひびく」などの苦情をもらった後、お詫びに行ったら下の階の人が不在。

「また会えるだろうから」とそのままお詫びに行けないまま数日が経ってしまう。

すると何が起こると思いますか?

それは「信頼を失う」です。

苦情を言うというのは実はかなり勇気がいります。

もしかすると「勇気を振り絞って」という方が正しいかもしれません。

そんな形で伝えた苦情に対してあなたからのお詫びが何もない。

この時、下の階の人はあなたにお詫びの気持ちがあったとしても、実際に謝罪やお詫びの姿勢が見えないと

あなたが自分の苦情を気にしていない。もしくは苦情を無視している

と感じます。

こう感じられてしまうと下の階の人は

上の階の人はこの前苦情を言ったのに何のお詫びもない。失礼な人だ

とさらに悪い印象をもつようになります。

更にこの悪い印象が下の階の人だけではなく、下の階の人から他の住人へ伝わったりしたら

「ここに居づらくなる」という危険性がでてきます。

そうならない為にも苦情を受けて相手が不在の場合、出来るだけ早くお詫びの手紙を書いてあなたの気持ちを表すのが大切です。

苦情を言われて気まずい気持ちもわかります。

ただ、大切なのは誠意です。

だからこそ「下の階から苦情がきて相手に直接お詫びを伝えられない場合は、是非手紙を書くべき」といえるのです。

謝罪の言葉をまっすぐ書くこと

お詫びの手紙を書く時、一番大切なのは

「あなたのお詫びや謝罪の気持ちをきちんと表すこと」です。

相手にその気持ちが伝わるような内容にしてください。

つまり

・苦情に対して抗議するような手紙

・苦情の原因の説明を長々と書いた手紙

といった「お詫びや謝罪の気持ちが見えない手紙」を書くのは避けましょう。

お詫びの手紙をどう書こうか悩んだ時は

苦情を頂きました件につきまして大変申し訳ございませんでした

で始め

以後このようなことがないように気をつけます

とするとお詫びの手紙の最初と終わりが決まり書きやすくなります。

まずはこの2つをポイントとして抑えておきましょう。

対策についても書いておこう

相手に対して手紙を書く時は、もう一つ大事なことを書いてください。

それは

「苦情に対しての対策」です。

例えば今回の騒音の苦情の場合ですと

・20時以降は子供が騒がないようにさせます。

・下に音が響かないようにマットやカーペットを敷いて防音対策します。

など「具体的に苦情に対してどう対策しているか」を手紙に書いておきましょう。

お詫びの手紙の場合、お詫びの言葉で謝罪の気持ちを表すのであれば、対策を示すのは

今後、下の階の人が快適に過ごせるように努力する

というあなたの考えを表します。

ですから対策についての一文があると「すみません」「申し訳ありませんでした」だけのお詫びの手紙よりも、

下の階の人に

自分の騒音の苦情に対して、こんな対策を考えてくれているんだな

と感じ、よりあなたのお詫びの気持ちを受け入れてもらいやすくなります。

つまり、騒音の苦情でお詫びの手紙を書く場合は

  1. 「すみません」、「申しわけありません」で始める
  2. 騒音への対策を書く
  3. 「以後気をつけます」で結ぶ

という3ステップで覚えておくと、突然の苦情にも慌てずに済みますよ!




下の階から苦情が来た時の手紙の例

ではここで実際に下の階から騒音で苦情がきた時のお詫びの手紙の一例を

  1. 顔見知りの人の場合
  2. 話したことのない人の場合

の順でご紹介しますのでよかったら参考にしてください。

顔見知りの人の場合

Aさん。こんにちは。上の〇〇号室のBです。

先日、Aさんからの騒音の苦情を頂き
大変申し訳なく思っております。
心よりお詫び申し上げます。

今後Aさんが騒音でお困りにならないように
床に防音効果のあるカーペットを敷きました。
以後このようなことがないように努めますので
もしまた騒音と感じるようなことがございましたら
ご遠慮なくお知らせください。

今後共よろしくお願い致します。

Bより

少し崩した文章でもいいと思いますが、相手が自分より年上か、年下なのか関係なく、礼儀を忘れないように丁寧に書くようにしましょう。

話したことのない人の場合

顔見知りではない人、話したことがない人の場合は、より丁寧に文章を書くようにしましょう。

拝啓

C様。突然のお便り失礼いたします。
私、上の〇〇号室のDと申します。

先日C様より騒音の苦情を頂きましたこと。
またC様が我が家のことで心苦しい思いを
されていましたこと。心より深くお詫びいたします。

C様が騒音でお困りにならないように
苦情を頂きました後、直ぐに防音マットと
カーペットを敷きました。
また子供達に「大きな音は周りのお家の人が
うるさいと感じるから、大きな音を出さないように
気をつけよう」と話しております。

今後C様から苦情を頂かないように気をつけて
まいりますが、もしも不快に思われることが
ございましたら、ご遠慮なくお申しつけくださいませ。

この度は大変申し訳ございませんでした。

敬具

〇〇号室 Dより

少々大変ですが、相手がどんな人かわからないのと、きちんと気持ちを伝えるために、手書きで手紙を書くようにしましょう。

そしてちゃんとした白い封筒に入れるようにしてポストに投函しておきましょう。

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おわりに

下の階から騒音での苦情はできればもらいたくはありませんが、もしも苦情を言われた場合

「早急のお詫びと対策」が重要です。

出来るだけ早めに行動と謝罪の気持ちをきちんと表すのを忘れないようにしましょう。

誠意を見せ、そして対策をしっかりと講ずれば、相手も少しずつ寛容になってくることが多いです。

ただ、もしそれでも苦情がなくならない、むしろひどくなってしまっている、という場合は、大家さんに相談して、打つ手がないかどうかも相談しておきましょう。

打つ手がない、という場合や相手と話し合いができない場合、新しい場所への引っ越しも検討しておくことも大切ですね。

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平穏な日々が過ごせますように。

今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました!




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ゆかり
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